Guida
Come scegliere il PMS per hotel
La scelta si sbaglia quasi sempre nello stesso modo: si guardano i prodotti prima di aver capito il problema. Questi sette passi servono a invertire l'ordine — e il primo non richiede di parlare con nessun fornitore.
I sette passi
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Misura quello che hai, prima di guardare cosa c'è
Sembra ovvio e non lo fa quasi nessuno: si parte dai preventivi invece che dal problema. Se non sai quante ore alla settimana perdi e su cosa, non hai un criterio per giudicare una demo — e finirai per scegliere quella con l'interfaccia più bella.
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Scrivi le tue tre cose non negoziabili
Tre, non quindici. Un elenco di quaranta requisiti lo soddisfano tutti sulla carta e nessuno nella pratica. Le tre vere sono quelle che, se mancassero, ti farebbero dire no anche a un prezzo bassissimo.
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Chiedi chi fa la migrazione, e per iscritto
Anagrafiche, storico, prenotazioni future. Chi le porta dentro, in quanto tempo, e cosa succede a quello che non entra. «Le reinserite voi» è una risposta legittima, purché il costo lo metta nel conto tu.
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Fatti dare un ambiente di prova con i tuoi dati
Non una demo guidata: un accesso in cui inserisci una prenotazione vera, con le tue tariffe e i tuoi trattamenti. Il momento in cui un gestionale si rivela è quando gli chiedi una cosa specifica della tua struttura, non quando ti mostrano le sue.
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Prova il giorno peggiore, non quello normale
Un arrivo di gruppo, una modifica dell'ultimo minuto, un pagamento da spezzare in tre. La differenza fra due gestionali non si vede su una prenotazione lineare: si vede lì.
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Chiedi cosa succede al terzo anno
Aumenti annuali, camere aggiuntive, seconda struttura, e in che formato ti riporti via i dati se decidi di andartene. Un contratto che non dice niente su questi quattro punti li lascia decidere al fornitore.
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Parla con chi lo usa da due anni, non con una referenza scelta
Le referenze che ti passa il fornitore sono buone per definizione. Vale più una struttura simile alla tua trovata da te: la domanda da fargli è «cosa rifaresti diversamente», non «sei soddisfatto».
I quattro errori che costano più di tutti
- Scegliere in alta stagione. La migrazione chiede attenzione al ricevimento proprio quando non ne ha. Il momento è la bassa stagione, e la regola è: mai con la casa piena.
- Comprare funzioni che non userai. Un modulo spento costa come uno accesso e non toglie lavoro a nessuno. Il criterio non è quante cose fa, è quante ne farà da sole nella tua struttura.
- Cambiare gestionale per risolvere un problema di prezzi. Sono due progetti diversi: i sistemi di revenue management si collegano a quello che hai già. Metterli insieme raddoppia il rischio e allunga i tempi senza guadagnare niente.
- Sottovalutare la migrazione. È la parte che si pianifica meno e che pesa più sulle persone: come si fa senza perdere dati sta in cambiare gestionale.
Il primo passo lo puoi fare adesso
Il check-up è il passo 1 messo in dieci domande: misura quanto lavoro ripetitivo il tuo sistema lascia a te, area per area, e ti dice quali due conviene sistemare. A volte la risposta è che il gestionale va bene, e il problema è altrove — ed è un risultato utile, perché ti risparmia un progetto.
Strumento gratuito
Check-up del gestionale
Dieci domande, tre minuti. Un punteggio da 0 a 100, il dettaglio per area e le due cose su cui conviene intervenire. Il punteggio lo calcola il tuo browser.
Domande che ci fanno davvero
Quanto tempo richiede una scelta fatta bene?
Da quando inizi a guardare a quando firmi, sei-otto settimane: due per capire cosa ti serve, due o tre per le prove vere, il resto per il contratto e la pianificazione della migrazione.
Chi ti mette fretta ti sta togliendo i passi 4 e 5, che sono quelli che distinguono i fornitori.
Meglio un fornitore italiano o uno internazionale?
La differenza che conta non è la nazionalità: sono gli adempimenti italiani — tassa di soggiorno, schedine alloggiati, fatturazione elettronica — e chi risponde al telefono quando hai un problema alle otto di sera in agosto.
Un fornitore internazionale può avere entrambe le cose, ma va verificato invece che assunto.
Serve un consulente per scegliere?
Per una struttura singola, di solito no: i sette passi qui sopra li puoi fare tu, e il passo 7 (parlare con chi lo usa) vale più di qualunque comparazione a pagamento.
Per un gruppo con più strutture e sistemi già in casa, sì: lì la parte difficile è l'integrazione, non la scelta.
E se dopo aver misurato scopro che quello che ho va bene?
È il risultato migliore possibile: hai risparmiato un progetto e qualche migliaio di euro. In quel caso il margine sta nei prezzi o nei costi, che sono strumenti a sé e si aggiungono a quello che hai già.