Tableau
Il planning delle camere a colpo d'occhio, con spostamento delle prenotazioni per trascinamento e controllo dell'inventario che impedisce l'overbooking.
VenusLab OS
Il sistema operativo del tuo hotel
Camere, prenotazioni, conti e adempimenti in un posto solo — e la parte ripetitiva la fa da sé. È il punto in cui i dati dell'hotel nascono, e da cui partono prezzi, costi e risposte agli ospiti.
Automazione
Quello che non devi più fare
La differenza fra un gestionale e un sistema operativo non è il numero di schermate: è quanta parte del lavoro succede senza che qualcuno la faccia. Queste nove cose in OS girano da sole, dai dati che il sistema ha già.
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I messaggi agli ospiti
Conferma, modifica, cancellazione, ricevuta di pagamento, promemoria di scadenza dell'opzione: ogni regola lega un evento a un modello, e parte da sola. Il testo lo scrivi tu, una volta.
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Il piano delle pulizie
Si genera dagli arrivi, dalle partenze e da chi resta: pulizia veloce o intensiva, biancheria da cambiare o no. La governante apre l'elenco del giorno già fatto, e lo corregge se serve.
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Il foglio dei pasti
Chi ha diritto alla colazione, al pranzo o alla cena lo dice il trattamento della prenotazione, non un foglio tenuto a mano in sala. I coperti si contano da sé, diete comprese — e le presenze di ieri correggono la previsione di domani.
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La tassa di soggiorno
Le regole si scrivono una volta — periodo, fascia di notti, per persona o per camera, esenzioni per età — e da lì il calcolo entra nei totali della prenotazione senza che nessuno lo rifaccia.
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I conti che si chiudono
Gli addebiti seguono il soggiorno notte per notte. A fine mese i conti si controllano, non si ricostruiscono a ritroso da una pila di ricevute.
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I documenti fiscali
Fattura elettronica e documento commerciale si compilano dal conto già chiuso e partono verso l'Agenzia. Il numero, il sezionale e la conservazione non li tieni tu.
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La disponibilità sui canali
Quello che si vende in struttura scende sui portali, e le prenotazioni dei portali rientrano nel tableau senza passare da una casella di posta.
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Le camere che si assegnano da sole
Una prenotazione entrata senza camera spesso non è overbooking: la camera c'è, ma è nel posto sbagliato. Se basta spostare soggiorni non ancora arrivati, OS rifà la disposizione da sé — e chi ha già la chiave in mano non lo tocca nessuno.
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I guasti che arrivano dove servono
Chi fa le camere segnala il guasto dalla sua pagina, senza account e senza installare niente. Da lì compare sul tableau della reception, con la priorità accanto al numero di camera, e nell'elenco del manutentore — che ha una pagina sua e da lì lo chiude.
Un archivio solo, non numeri da mettere d'accordo
La maggior parte degli hotel tiene il gestionale da una parte, il channel manager dall'altra, la contabilità in un foglio di calcolo e la tassa di soggiorno in un portale che qualcuno compila a mano il mese dopo. I collegamenti fra loro ci sono, ma trasportano il risultato e non il criterio: ognuno fa i conti a modo suo, e a fine mese ci sono due verità. In OS il dato si scrive una volta, e cosa sia una camera disponibile si decide una volta, per tutti.
Prenotazioni
Ricerca, modifica, check-in e check-out. Ogni intervento resta tracciato nel registro attività.
Camere e tariffe
Tipologie, allestimenti, listini e restrizioni: la base su cui lavorano tutti gli altri moduli.
Distribuzione
Collegamento ai canali di vendita e sito di prenotazione diretta, con la stessa disponibilità del tableau.
Contabilità
Pagamenti, incassi e documenti, con i conti che si chiudono da soli invece di essere ricostruiti a fine mese.
Adempimenti
Tassa di soggiorno e IVA calcolate dai dati già in sistema, non ridigitati in un foglio a parte.
Pulizie
Il piano di lavoro del giorno per le camere, allineato ad arrivi, partenze e permanenze.
Ristorante
Colazione, pranzo e cena: coperti, trattamenti e diete di ogni servizio, presi dai soggiorni invece che da un elenco tenuto a mano.
Report
Panoramica di occupazione, ricavi e produzione, sugli stessi numeri che alimentano gli altri moduli.
Booking engine
Il sito su cui prenotano è tuo, non nostro
Il motore di prenotazione è l'unico pezzo del gestionale che vedono i tuoi clienti: se somiglia a quello di altri cento alberghi, il primo messaggio che manda è che non sei tu. Sette colori, sei caratteri e tre modi di disporre le camere — e poi la forma: angoli vivi o arrotondati, righe fitte o arieggiate, riquadri con l'ombra o a filetto. I colori dicono di chi è il sito; questi dicono che tipo di posto è.
Ci sono anche la galleria di copertina, quanto deve essere alta, il logo al posto del nome e la striscia dei contatti da spegnere se incorpori il motore nel sito che hai già. Le scelte si vedono applicate mentre le fai, sulla pagina vera dentro un riquadro accanto.
Carattere di sistema, riquadri staccati dal fondo, copertina di mezza altezza. Le tariffe di ogni camera una sotto l'altra: si legge più in fretta quando i prezzi sono tanti.
Corpo in Lora, titoli in Playfair, riquadri a filetto e copertina alta. Una foto grande per camera e la tariffa migliore in evidenza: per chi vende l'ambiente prima del prezzo.
Poppins, spaziatura fitta, nessuna ombra, copertina bassa e niente striscia dei contatti. Più camere sotto gli occhi e meno cornice attorno.
Non sono tre alberghi: è lo stesso albergo, le stesse date e lo stesso giorno. Cambiano solo le manopole.
Vendere diretto
Bello non basta: deve fare quello che fa un portale
Un ospite che arriva dal tuo sito e trova meno di quello che trova su un portale torna sul portale, e quella prenotazione la paghi di commissione per sempre. Queste sono le cose che il motore di OS fa già, senza moduli aggiuntivi e senza un secondo fornitore da collegare.
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I servizi si vendono online
Parcheggio, colazione in terrazza, transfer: si aggiungono al carrello mentre si prenota, con la loro IVA e la loro disponibilità. Quello che finisce sulla carta a garanzia resta però la sola camera — un parcheggio non ha penale di mancato arrivo.
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Codici, offerte segrete e convenzioni
Una parola che sconta il prezzo, oppure che fa comparire tariffe che nessun altro vede — l'offerta riservata alla newsletter, l'accordo con l'azienda. O tutte e due insieme, con un tetto di utilizzi che non si può sfondare nemmeno prenotando nello stesso istante.
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Perché prenotare qui
I motivi per non passare dal portale li scrivi tu e compaiono sopra le camere. Fatti che puoi mantenere — la cancellazione, la colazione, la commissione che non c'è — non un confronto di prezzi altrui che invecchia da solo.
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La struttura e le camere si raccontano
Descrizione, servizi con le loro icone, dove siete, gli orari di arrivo e partenza, le foto. E per ogni camera i metri quadri, quante persone entrano, che letti ci sono e cosa c'è dentro. Un ospite che deve aprire un'altra scheda per sapere se c'è il parcheggio spesso non la richiude.
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Chi non trova nulla non se ne va
Se per quelle date non c'è niente, il sito propone le date vicine in cui c'è, o le camere che entrano cambiando il numero di persone. E se non basta, l'ospite lascia una richiesta: entra in OS come preventivo da fare, e Ambra può prepararne la risposta.
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Il carrello lasciato a metà
Chi ha scelto la camera e si è fermato prima di confermare riceve un promemoria con il suo carrello. Il link lo ricostruisce con i prezzi di adesso, non con quelli di ieri.
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Cinque lingue e la valuta dell'ospite
Italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo, con i nomi delle camere e delle tariffe tradotti dove li hai tradotti. I prezzi si possono guardare in un'altra valuta; l'addebito resta nella tua.
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Un riquadro nel sito che hai già
Non serve rifare il sito dell'hotel: un frammento da incollare mette la ricerca di disponibilità dentro la pagina che c'è, e da lì si continua sul motore.
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Google, senza pagare il clic
La struttura compare nei risultati e su Maps con il collegamento al sito diretto, tramite i collegamenti gratuiti di Google. I file da mandare li prepara OS ogni notte.
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I contatori, con il consenso vero
Tag Manager, GA4 e Pixel si accendono incollando l'identificativo, e partono solo dopo il sì dell'ospite. Se non ne configuri nessuno il banner non compare — un avviso su un sito che non mette cookie è solo un ostacolo in più prima di una prenotazione.
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«Sito ufficiale», scritto in alto
Chi arriva da una ricerca non sempre sa se è sul sito dell'albergo o su un'altra vetrina. La striscia in cima lo dice in due parole, con accanto il telefono e l'email a cui risponde la reception — non un numero di assistenza.
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Il prezzo non cambia sotto le mani
Quanto costa un carrello si calcola in un posto solo, e resta legato a quel carrello — camere, servizi e codice compresi — fino alla conferma. Non esiste il caso in cui si ottiene un preventivo e se ne conferma un altro.
Il sito dell'albergo
Il tuo sito, compreso
Con OS e con Ambra ti facciamo anche il sito dell'albergo: camere, trattamenti, offerte, come arrivare, in italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo. Chi ti scrive dal sito arriva ad Ambra, che prepara la risposta con il prezzo giusto e te la fa vedere prima di mandarla; chi vuole prenotare lo fa dal motore di OS, senza passare dai portali.
Finché lavoriamo insieme lo teniamo aggiornato noi: offerte, foto, testi, periodi di apertura, basta chiederlo.
Il sito e il dominio sono tuoi dal primo giorno. Se un giorno smetti, il sito resta online e te lo consegniamo completo: da quel momento lo aggiorni tu, o chi scegli tu.
Compreso con un impegno di ventiquattro mesi, altrimenti 500 € una tantum. Se hai già un sito recente che ti piace lo teniamo: ci colleghiamo il motore di OS e Ambra.
Fuori dalla reception
I reparti hanno un link, non un account
Sala, piani e manutenzione non entrano nel gestionale: aprono un indirizzo e vedono il lavoro del giorno, e nient'altro — nessun nome di ospite, nessun prezzo. Quello che spuntano lì rientra in OS: la camera segnata pulita cambia stato sul tableau, il guasto compare in reception, i coperti serviti stamattina correggono la previsione di domani. E quando qualcuno non c'è più si revoca il suo link, non la password di tutti.
Personale · modulo aggiuntivo
I turni si fanno accanto alle prenotazioni
Ricevimento, piani, sala, cucina e manutenzione in un'anagrafica sola, anche su più alberghi dello stesso gruppo. Si prepara la settimana, si pubblica, e alla fine si confermano le ore lavorate. Il turno si scrive dove ci sono già i dati che dicono quanto lavoro c'è: gli arrivi, le partenze di domani, i coperti.
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La settimana su una griglia
Turni tipo, copia della settimana prima e posa in serie: «Giulia dal lunedì al venerdì, 7–15» è un gesto solo. Il caposervizio pianifica e pubblica i suoi reparti, non quelli degli altri.
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Una persona, più alberghi
Chi lavora in due strutture del gruppo ha una scheda sola. Se due turni si sovrappongono, anche in alberghi diversi, la settimana non si pubblica finché non si corregge.
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Ferie e riposi
Le ferie le approva la direzione, e un turno sopra ferie approvate blocca la pubblicazione. Il riposo fra una giornata e l'altra, quello settimanale e le 48 ore sono avvisi, non divieti: in alta stagione si sceglie sapendolo.
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Le ore vere, non solo quelle previste
A fine settimana «È andata come previsto» conferma le ore, e dove è andata diversamente si corregge la riga. I totali sono per reparto, non per persona.
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Quante persone servono
Dagli arrivi, dalle partenze e dai coperti già prenotati, con i minuti per camera misurati su quella struttura, OS stima le ore che servono ai piani, al ricevimento e in sala, accanto a quelle pianificate. È una stima dalle prenotazioni di oggi, e lo dice: più il giorno è lontano, più sottostima.
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Quello che non fa
Non timbra e non fa le buste paga: le ore le conferma la direzione. E i turni li vede chi entra in OS — una pagina sul telefono per ogni persona non c'è ancora.
Adempimenti
Gli obblighi italiani, calcolati dai dati che hai già
Tassa di soggiorno e IVA non sono un modulo a parte da riempire: si calcolano dalle presenze e dai documenti già registrati. Quello che in molte strutture è mezza giornata di lavoro a fine mese qui è una schermata da controllare.
Anti-overbooking
L'inventario è un vincolo, non una speranza
La disponibilità è verificata sulle regole di inventario a ogni scrittura, da qualunque canale arrivi la prenotazione. Vendere due volte la stessa camera non è un errore da correggere: è un'operazione che il sistema rifiuta.
Più di un gestionale
Gli altri moduli entrano qui dentro
RatePilot, CostCore e Ambra si vendono anche da soli. Ma sopra OS non sono altri tre programmi da tenere aperti: le loro funzioni si usano dentro il gestionale, con lo stesso account — e costano molto meno che presi separatamente.
RatePilot
Legge occupazione e pickup, calcola i prezzi ogni notte, li rivede durante il giorno sulle date vicine e li riscrive sul tableau, già pronti da vendere.
CostCore
Prende i ricavi da OS e li mette accanto ai costi, reparto per reparto, per sapere cosa resta.
Ambra
Risponde alle richieste e prepara i preventivi sulle disponibilità e sui prezzi veri di OS.
Listino
Quanto costa, scritto qui
Quasi nessun gestionale italiano pubblica i prezzi: si chiede un preventivo e il numero si scopre alla fine. Noi lo scriviamo. Canone annuo per struttura, IVA esclusa, con dentro gestionale, channel manager, sito di prenotazione diretta, documenti fiscali e adempimenti. Nessun costo di attivazione. A parte si aggiungono RatePilot, fino a 45 unità, Ambra, CostCore e il modulo Personale.
Fino a 45 unità
| Unità | Solo OS | Con RatePilot |
|---|---|---|
| fino a 10 | 900 € | 1.500 € |
| 11-20 | 1.400 € | 2.200 € |
| 21-30 | 1.900 € | 3.000 € |
| 31-45 | 2.600 € | 4.100 € |
RatePilot resta facoltativo e si aggiunge quando vuoi, senza rifare il contratto: sono 600 € in più fino a dieci unità e 1.500 € fino a quarantacinque. Preso da solo, senza OS, costa di più.
Da 46 unità — RatePilot incluso
| Unità | Canone annuo | Per camera, al mese |
|---|---|---|
| 46-60 | 4.800 € | 6,70 - 8,70 € |
| 61-80 | 5.800 € | 6,00 - 7,90 € |
| 81-110 | 7.200 € | 5,50 - 7,40 € |
| 111-150 | 9.000 € | 5,00 - 6,80 € |
| oltre 150 | su misura | da 5,00 € |
Sopra le 46 unità il revenue management non è un modulo da comprare: è dentro il canone.
Con Ambra
| Unità | OS + Ambra | OS + RatePilot + Ambra |
|---|---|---|
| fino a 10 | 1.500 € | 2.100 € |
| 11-20 | 2.200 € | 3.000 € |
| 21-30 | 3.000 € | 4.100 € |
| 31-45 | 4.000 € | 5.500 € |
| 46-60 | 6.600 € | 6.600 € |
| 61-80 | 8.000 € | 8.000 € |
| 81-110 | 10.100 € | 10.100 € |
| 111-150 | 12.800 € | 12.800 € |
| oltre 150 | su misura | su misura |
Ambra si aggiunge quando vuoi, e sopra OS costa molto meno che da sola: da 600 € in più all'anno fino a dieci unità, 1.400 € fino a quarantacinque. Da 46 unità RatePilot è già nel canone, per questo le due colonne coincidono.
Con CostCore
| Unità | OS + CostCore | Con la tesoreria |
|---|---|---|
| fino a 10 | 1.700 € | 2.700 € |
| 11-20 | 2.200 € | 3.200 € |
| 21-30 | 2.900 € | 4.200 € |
| 31-45 | 3.600 € | 4.900 € |
| 46-60 | 6.000 € | 7.600 € |
| 61-80 | 7.000 € | 8.600 € |
| 81-110 | 8.600 € | 10.600 € |
| 111-150 | 10.400 € | 12.400 € |
| oltre 150 | su misura | su misura |
CostCore si aggiunge quando vuoi, e sopra OS costa molto meno che da solo: da 800 € in più all'anno fino a venti unità, 1.400 € fino a centocinquanta. I ricavi arrivano già dal gestionale, e l'attivazione è inclusa con un impegno di ventiquattro mesi (altrimenti 300 €). La tesoreria comprende fino a tre banche per struttura. Sotto le 46 unità RatePilot, se lo vuoi, si somma a parte.
Modulo Personale
| Unità | In più, all'anno |
|---|---|
| fino a 10 | 180 € |
| 11-20 | 290 € |
| 21-30 | 390 € |
| 31-45 | 540 € |
| 46-60 | 790 € |
| 61-80 | 990 € |
| 81-110 | 1.250 € |
| 111-150 | 1.590 € |
| oltre 150 | su misura |
Turni, ferie, ore e fabbisogno di tutti i reparti. Si paga per struttura, ciascuna sulla sua fascia; chi lavora in più alberghi del gruppo resta una persona sola.
L'avvio
Fino a 45 unità
Configurazione guidata, una sessione da novanta minuti con una persona vera, i video e la verifica del primo collegamento ai canali: inclusi nel canone. La sessione è per chi userà OS ogni giorno; il resto dello staff impara dai video.
Se preferisci farti accompagnare: avvio assistito in tre sessioni +390 €, oppure una giornata in struttura +790 €.
Da 46 unità
Due giornate in struttura con un impegno di ventiquattro mesi: configurazione e formazione dei referenti di reparto (ricevimento, piani, amministrazione), che poi seguono i colleghi. Per tutti gli altri ci sono i video.
Senza impegno, attivazione 1.200 €. Se preferisci che formiamo noi tutto lo staff, giornate aggiuntive 600 €.
Lo storico
Portare dentro anni di prenotazioni e anagrafiche da un altro gestionale è lavoro su misura, e si quota a parte.
Te lo diciamo prima di firmare, non dopo.
Sito dell'albergo compreso con OS e con Ambra, con un impegno di ventiquattro mesi (altrimenti 500 € una tantum); pagine o lingue in più con un preventivo scritto prima. Pagamento annuale anticipato; fino a 45 unità è disponibile anche mensile (+15%). Struttura stagionale −15%. Dalla seconda struttura −10%, dalla quinta −15%. Prezzi IVA esclusa.
Vuoi vederlo sui numeri del tuo hotel?
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