Quanto costa una camera venduta?
Non il prezzo: il costo. Pulizia, biancheria, colazione, commissione del canale, quota di energia. Senza quel numero, uno sconto del 15% può essere un affare o una perdita, e non lo sai fino a fine anno.
Controllo di gestione
Vendi più dell'anno scorso e guadagni meno. Dove è finito il margine?
Il fatturato lo sai al giorno. Il margine lo sai a giugno, quando il commercialista chiude l'anno precedente — e a quel punto è una fotografia, non una decisione.
Il problema
Il bilancio risponde a un'altra domanda
Il bilancio serve a dire allo Stato quanto hai guadagnato. Non serve a dirti dove: sono due mestieri diversi, e chiedere al primo di fare il secondo è la ragione per cui tanti alberghi non sanno rispondere a tre domande semplici.
Il ristorante guadagna o è un servizio?
Entrambe le risposte sono legittime — un ristorante in perdita che riempie le camere può avere senso. Ma è una decisione, e per prenderla serve saperlo, non intuirlo.
Quale canale ti lascia più margine?
Non quello con l'ADR più alto: quello con l'ADR più alto meno la commissione, meno il costo di acquisizione, meno le cancellazioni. La classifica cambia, e a volte si ribalta.
Il metodo
USALI: i conti divisi per reparto
USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) è lo schema con cui il settore alberghiero divide i conti per reparto — camere, ristorazione, altro — e attribuisce a ognuno i suoi ricavi e i suoi costi diretti.
Non è una norma e non lo impone nessuno: è una convenzione, e serve a due cose che il piano dei conti italiano non fa. Primo, ti dice quale reparto guadagna. Secondo, ti permette di confrontarti con altri alberghi, perché stanno contando nello stesso modo.
| Domanda | Bilancio civilistico | Foglio di calcolo tuo | Controllo di gestione USALI |
|---|---|---|---|
| Quando arrivano i numeri | A giugno, sull'anno prima | Quando hai tempo di aggiornarlo | Ogni mese, sui dati del gestionale |
| Margine per reparto | no | Se te lo sei costruito | sì |
| Costo di una camera venduta | no | Approssimato | sì |
| Margine per canale di vendita | no | Raramente | sì |
| Confrontabile con altri alberghi | No: dipende dal piano dei conti | no | Sì, è il senso di uno schema condiviso |
| Chi lo tiene aggiornato | Il commercialista | Tu | Il sistema, dai dati che già inserisci |
Il foglio di calcolo non è la scelta sbagliata: è la scelta che funziona finché lo aggiorni. Il problema è che smette proprio nei mesi in cui servirebbe di più, che sono quelli pieni.
Dove entriamo noi
CostCore
Prende i ricavi dal gestionale e i costi da dove nascono — fatture, fornitori, personale — e li mette nello schema per reparto. Se il gestionale è OS quei ricavi arrivano da soli, notte per notte; se è un altro, o se non ce l'hai, si importano. Il risultato è un conto economico che si aggiorna da sé, con il margine per reparto e il costo per camera venduta, e una previsione dei costi che si muove insieme all'occupazione prevista.
Si collega anche a un gestionale che non è il nostro: cambiare gestionale per fare controllo di gestione sarebbe un progetto che non serve a nessuno.
Da leggere, se vuoi entrare nel merito
- Vendere di più e guadagnare di meno Il caso da cui parte questa pagina, con i numeri.
- Quali sistemi esistono, e quale conviene davvero Le alternative sul mercato, confrontate senza tifare.
- Il controller in hotel: chi lo fa quando non c'è Perché nelle strutture indipendenti quel lavoro lo fa il titolare, la sera.
Domande che ci fanno davvero
Sostituisce il commercialista?
No, e non ci prova. Il commercialista fa il bilancio e gli adempimenti: sono obbligatori e servono a rispondere allo Stato. Il controllo di gestione risponde a te, ogni mese, su cose che nel bilancio non ci sono — quale reparto guadagna, quanto costa una camera, quale canale conviene.
I due lavorano sugli stessi dati e non si sovrappongono.
Serve anche senza ristorante?
Sì, e cambia solo il numero di reparti. Anche una struttura di sole camere ha costi che si comportano in modo diverso: quelli che seguono le camere vendute (pulizia, biancheria, colazione, commissioni) e quelli che restano fissi qualunque cosa accada. Separarli è già metà del lavoro.
Quanti dati devo inserire a mano?
I ricavi dipendono da dove sta il gestionale: se è il nostro arrivano da soli, notte per notte; se è un altro si importano, ed è un passaggio periodico, non quotidiano. Per i costi dipende da come li ricevi: le fatture elettroniche si leggono da sole, quelle su carta vanno registrate come le registri già oggi.
La parte che chiede lavoro tuo è una sola, all'inizio: decidere quale costo appartiene a quale reparto. Si fa una volta.
In quanto tempo si vede qualcosa?
Il primo mese chiuso dà già il margine per reparto. Per i confronti veri servono dodici mesi, perché la stagionalità sposta tutto: un ottobre non si giudica accanto a un agosto, si giudica accanto all'ottobre prima.
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Non un esempio: i tuoi numeri, divisi per reparto, in mezz'ora.
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