Lo stesso dato, tre volte
La tariffa la scrivi sul gestionale, poi sul channel manager, poi la controlli sui portali. Ogni passaggio è un punto in cui i tre numeri possono divergere — e quando divergono lo scopre l'ospite.
Guida alla scelta
Software gestionale per hotel: cosa deve fare, e come si sceglie
Tutti i gestionali sanno registrare una prenotazione. La differenza si vede su quello che succede dopo: quante volte devi riscrivere lo stesso dato, e quante decisioni prendi guardando fogli che ti sei fatto da solo.
Il problema
Il problema non è quello che il gestionale fa. È quello che lascia fare a te.
Quasi nessuno cambia gestionale perché quello che ha «non funziona». Lo cambia perché si è accorto di quanto lavoro fa lui al posto del sistema — e di solito lo scopre da tre sintomi.
I numeri arrivano a fine mese
L'occupazione del mese scorso la sai. Quella dei prossimi trenta giorni te la calcoli a mano, quando hai tempo — cioè quando la decisione che serviva l'hai già presa.
Le persone tengono insieme i pezzi
La governante ricopia il tableau, chi è in ricevimento ricontrolla le disponibilità, tu rifai i conti. Nessuno di questi lavori compare in un preventivo, e tutti e tre si pagano ogni mese.
I criteri
Le cinque domande che distinguono un gestionale da un registro
Non «quante funzioni ha», ma quanto lavoro toglie. Sono le stesse cinque aree su cui è costruito il check-up, e si possono chiedere a qualunque fornitore prima di firmare.
| Criterio | Registro delle prenotazioni | Gestionale completo |
|---|---|---|
| Un dato si scrive una volta sola | Tariffe e disponibilità si ripetono su channel manager e portali | Inventario unico: si scrive nel gestionale e arriva ai canali, restrizioni comprese |
| Numeri sul futuro, non solo sul passato | no | sì |
| Il lavoro ripetitivo lo fa il sistema | Elenchi da stampare | Messaggi agli ospiti, piano pulizie e foglio dei pasti generati dai soggiorni |
| Adempimenti italiani inclusi | Tassa di soggiorno da ricalcolare a mano | Tassa e schedine alloggiati calcolate dai dati già inseriti |
| I conti si chiudono sugli stessi dati | no | sì |
| Prezzi e costi come strumenti a sé | no | Si aggiungono quando serve, e si collegano anche a un gestionale di terzi |
«Registro delle prenotazioni» non è un insulto: per una struttura piccola e stabile può bastare. Il confronto serve a sapere cosa non stai comprando.
Il costo vero
Quello che non c'è nel preventivo
Il prezzo di listino è la parte facile del conto. Le voci che si scoprono dopo sono tre, e insieme valgono spesso più dell'abbonamento.
- La migrazione. Chi porta dentro anagrafiche, storico e prenotazioni future, e in quanto tempo. Se la risposta è «le reinserite voi», quello è un costo tuo che non compare da nessuna parte.
- I moduli che sembrano compresi. Channel manager, booking engine, firma dei documenti, invii agli enti: chiedere quali sono nel prezzo e quali si aggiungono prima, non alla prima fattura.
- Il tempo delle persone. Due settimane di affiancamento reale valgono più di sei mesi di manuale, e si vedono nel primo mese di uso vero.
Per il quadro completo dei costi di mercato — fasce di prezzo per camera, setup, voci nascoste — c'è una pagina dedicata: quanto costa un PMS per hotel.
Dove entriamo noi
VenusLab OS
È il gestionale che abbiamo costruito per rispondere a quelle cinque domande con un sì: un inventario solo, i numeri sul futuro, il lavoro ripetitivo automatizzato e gli adempimenti italiani dentro invece che accanto. Prezzi e controllo dei costi sono strumenti a sé (RatePilot e CostCore): si accendono quando servono, e funzionano anche sopra un gestionale che non è il nostro.
Domande che ci fanno davvero
Quanto dura il passaggio da un gestionale all'altro?
Due o tre settimane per una struttura singola, contando la migrazione dei dati e l'affiancamento. La parte lunga non è tecnica: è decidere quali dati vale la pena portare dietro.
Il momento giusto è la bassa stagione, e la regola è non fare mai il passaggio con la casa piena.
Posso tenere il channel manager che ho già?
Dipende da quale. Alcuni si collegano, altri sovrappongono funzioni che il gestionale ha già — e in quel caso pagheresti due volte per lo stesso lavoro, con due verità sulle disponibilità.
È una delle prime cose da guardare, prima del prezzo.
Serve per una struttura da 8 camere?
Serve se il lavoro ripetitivo lo stai facendo tu. Il numero di camere conta meno di quanto sembri: una struttura piccola con molti canali e molte tariffe ha più bisogno di automazione di un hotel grande con una tariffa sola.
Se hai poche camere, pochi canali e prezzi stabili, un registro può bastare — e te lo diciamo.
I dati dove stanno, e sono nostri?
Sono tuoi, e devi poterli portare via. La domanda da fare a qualunque fornitore è: «in che formato me li esportate, e quanto costa?». Se la risposta è vaga, quella è la risposta.
Che differenza c'è fra PMS e gestionale?
Nessuna: PMS (property management system) è il nome inglese della stessa cosa. In Italia si usano entrambi, e chi vende tende a usare l'inglese quando vuole far sembrare nuovo un registro.
Prima di cambiare, misura quello che hai
Dieci domande, tre minuti, e sai su quali due aree conviene intervenire — che a volte non sono il gestionale.
Fai il check-up