Costi
Quanto costa un PMS per hotel
La risposta breve è «da qualche euro a qualche decina di euro per camera al mese». La risposta utile è un'altra: il canone è la parte che si vede, e di solito non è quella che decide il conto finale.
Le cifre qui sotto sono di mercato, indicative, e servono a farsi un ordine di grandezza. Il nostro listino non è in questa pagina di proposito: un preventivo sensato dipende da camere, moduli e migrazione, e un numero scritto qui sarebbe giusto per qualcuno e sbagliato per tutti gli altri.
Come è fatto il prezzo
Tre modi di far pagare, e cosa cambia per te
Il modello di prezzo dice più del prezzo: ti fa capire cosa succede quando cresci, quando hai una stagione morta, o quando vuoi aggiungere un modulo a metà anno.
| Modello | Come funziona | Fascia indicativa | A chi conviene |
|---|---|---|---|
| Per camera, al mese | Si moltiplica il numero di camere per una quota, spesso a scaglioni | 3-12 € per camera | Strutture medie: il costo segue la dimensione |
| Canone fisso a fasce | Una quota per fascia di camere (1-10, 11-30, …) | 50-400 € al mese | Chi sta al centro di una fascia; penalizza chi ne sta al limite basso |
| Percentuale sul venduto | Una quota sul transato o sulle prenotazioni dirette | 1-3% del venduto | Chi parte da zero; ⚠️ diventa il costo più alto proprio quando le cose vanno bene |
| Setup e migrazione, una volta | Configurazione, importazione dei dati, formazione | 0-1.500 €, a volte scontato in trattativa | Da chiedere sempre per iscritto: è la voce che sparisce dai preventivi verbali |
Fasce di mercato osservate su fornitori italiani ed europei nel 2026, IVA esclusa. Non sono un preventivo e non sono le nostre: servono a riconoscere un prezzo fuori scala, in su o in giù.
Le voci nascoste
Le tre cose che raddoppiano il conto
Non sono trucchi commerciali: sono lavori veri che qualcuno deve fare, e che nel preventivo non compaiono perché li fai tu.
- I moduli che credevi compresi. Channel manager, booking engine, invii agli enti, firma dei documenti, pagamenti online. Ognuno può essere incluso o a parte, e la differenza fra le due ipotesi vale spesso più del canone. Da chiedere modulo per modulo, non «è tutto compreso?».
- Il tempo delle tue persone. Due settimane in cui il ricevimento lavora al doppio, più le ore tue per configurare tariffe e regole. È il costo più grosso di ogni migrazione e non lo fattura nessuno.
- Quello che resta indietro. Lo storico che non viene importato, il report che si rifà a mano, l'integrazione che non c'è più. Si scopre a marzo, quando serve un dato del marzo precedente.
Se stai valutando il cambio, la guida su come si cambia gestionale entra nel merito della migrazione. Per capire prima se conviene cambiare, il check-up misura quanto lavoro ti lascia addosso quello che hai già.
Domande che ci fanno davvero
Un gestionale gratuito può bastare?
Per una struttura piccola con pochi canali, a volte sì — e nella maggior parte dei casi «gratuito» significa che il costo si paga da un'altra parte: una percentuale sulle prenotazioni, un modulo obbligatorio, o il tuo tempo.
La domanda da farsi non è quanto costa, ma dove sta il costo.
Perché due preventivi per lo stesso numero di camere sono così diversi?
Quasi sempre perché contengono cose diverse. Uno include il channel manager e la migrazione, l'altro no; uno prevede due giorni di formazione, l'altro un manuale PDF.
Per confrontarli servono le stesse voci: canone, setup, migrazione, moduli, assistenza, e cosa succede al terzo anno.
Conviene pagare l'anno intero in anticipo?
Se lo sconto è reale (10-20%) e il fornitore lo conosci, sì. Al primo anno con un fornitore nuovo, no: il mensile costa qualcosa in più e ti compra la possibilità di cambiare idea dopo tre mesi, che è esattamente quando si scopre se un gestionale ti va bene.
E i costi dopo il primo anno?
Da mettere per iscritto prima di firmare: aumenti annuali, costo delle camere aggiuntive, e cosa cambia se apri una seconda struttura. Un contratto che non dice niente su questi tre punti li deciderà il fornitore.
Il conto giusto dipende dalla tua struttura
Dicci quante camere hai e cosa usi oggi, e ti diciamo un numero vero — anche se la risposta è «quello che hai va bene».
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